L'état daté et le pré-état daté

Deux documents aux noms voisins, dont un seul existe légalement. La confusion entre les deux nourrit l'essentiel des litiges avec les syndics, et coûte inutilement plusieurs centaines d'euros à des vendeurs.

Les documents financiers remis par le syndic lors de la vente d'un lot de copropriété

Deux documents, deux statuts*

La distinction est juridique avant d'être pratique.

DocumentStatutPrécision
L'état datéPrévu par les textesÉtabli par le syndic pour le notaire, en vue de la signature de l'acte authentique
Son tarifPlafonné à 380 € toutes taxes comprisesCe plafond s'impose à tous les contrats de syndic, y compris ceux conclus avant son entrée en vigueur
Sa confirmation récenteMars 2026La plus haute juridiction administrative a rejeté un recours visant à relever ce plafond
Le pré-état datéUne expression de pratiqueAucun texte ne crée un document portant ce nom : il désigne les informations à communiquer avant la promesse
Son tarifNon plafonnéC'est la conséquence directe de son absence de statut légal, et la source principale des abus constatés
La conséquence pratiqueUn vendeur informé économiseLes informations attendues sont pour la plupart accessibles sans passer par une prestation facturée

Le vendeur doit fournir des informations, pas nécessairement acheter un document. C'est toute la nuance, et elle change le rapport de force avec un syndic qui facture d'office une prestation avant même le compromis.

Le pré-état daté, en pratique

Ce que la loi exige Que l'acquéreur reçoive, au plus tard à la signature de la promesse, un ensemble d'informations sur la copropriété et sur la situation financière du lot.
Où les trouver Règlement de copropriété, procès-verbaux d'assemblée, appels de fonds, montant du fonds de travaux, fiche synthétique : l'essentiel figure sur l'espace en ligne de la copropriété.
Ce que le syndic peut et ne peut pas Il ne peut pas bloquer la transmission des informations nécessaires à la vente. Il peut en revanche conditionner la rédaction d'un document de synthèse au paiement de sa prestation.
Le choix qui s'ouvre au vendeur Constituer le dossier lui-même à partir des pièces dont il dispose, ou payer une prestation dont le prix reste libre. Le calcul se fait en connaissance de cause.

Ce que contient l'état daté*

Trois volets, qui organisent l'apurement des comptes entre les parties.

VoletCe qu'il recouvre
Ce que le vendeur doitCharges impayées, provisions non versées, appels de fonds en retard, éventuelles avances non réglées
Ce que le syndicat lui doitTrop-perçus sur charges, avances de trésorerie consenties, remboursements en attente
Ce qui incombera à l'acquéreurProvisions à venir selon le budget prévisionnel, travaux votés et non encore appelés, quote-part du fonds de travaux
Les procédures en coursContentieux impliquant le syndicat, susceptibles d'avoir des conséquences financières
L'effet immédiatLe notaire retient sur le prix les sommes dues par le vendeur à la copropriété avant de lui verser le solde
Le délaiIl se demande dès la signature de la promesse, en indiquant la date prévisionnelle de l'acte

Ce que l'acquéreur doit y chercher*

Six informations qui pèsent parfois plusieurs milliers d'euros.

GesteCe qu'il apporte
Les travaux votés et non appelésL'information la plus importante : un ravalement ou une réfection de toiture voté peut se traduire par un appel de fonds dans les mois qui suivent l'achat
Le taux d'impayés de la copropriétéIl révèle sa santé financière. Un niveau élevé annonce des difficultés à financer les travaux nécessaires
Le montant réel des charges annuellesÀ comparer avec ce qui a été annoncé lors des visites, écart fréquent
Le fonds de travauxSon montant rattaché au lot renseigne sur l'anticipation de la copropriété
Les procédures en coursUn contentieux peut engager le syndicat, donc chaque copropriétaire à proportion de ses tantièmes
La cohérence des tantièmesÀ rapprocher du règlement de copropriété et de l'état descriptif de division

La surface habitable exclut les combles non aménagés, le garage, la cave et la véranda non chauffée. Les annoncer comme habitables fausse l'estimation et se retourne contre le vendeur lors de la visite.

Qui paie les travaux votés

La règle par défaut La charge incombe à celui qui est copropriétaire au moment où l'appel de fonds devient exigible. Un appel postérieur à la vente revient donc à l'acquéreur.
L'usage contractuel Beaucoup de compromis stipulent que les travaux votés avant la vente restent à la charge du vendeur, même si les appels tombent après la signature. Cette clause se négocie.
Le fonds de travaux ne se rembourse pas Les sommes versées restent attachées au lot et bénéficient à l'acquéreur. Le vendeur ne les récupère pas : c'est un point à intégrer dans la discussion sur le prix.
Ce qu'il faut vérifier avant de signer La liste des travaux votés lors des dernières assemblées, et la date à laquelle les appels correspondants sont prévus. Elle figure dans les procès-verbaux.

Les points de vigilance sur la facturation*

C'est là que se concentrent les litiges avec les syndics.

RéflexeCe qu'il apporte
Vérifier le montant facturéLe plafond de 380 € toutes taxes comprises s'applique à l'état daté, quelle que soit la taille de la copropriété ou la complexité du dossier
Le cas de plusieurs lotsLorsque plusieurs lots font l'objet de la même mutation, le plafond ne se multiplie pas mécaniquement par lot : c'est un motif fréquent de contestation
Ne pas confondre les deux prestationsUne facturation présentée comme un état daté mais correspondant au document antérieur doit être examinée
Demander le détailUne facture doit préciser la prestation, le lot concerné et la référence contractuelle
Le contrat de syndicIl liste les honoraires facturables et sert de référence en cas de désaccord
En cas de litigeLe courrier au syndic puis, si nécessaire, la saisine du conseil syndical. Un blocage de la vente relève d'un autre registre et se traite avec le notaire

Une remarque de proportion : ces montants restent modestes au regard d'une transaction. Le vrai risque n'est pas la facture du syndic, c'est un retard qui décale la signature et fragilise une chaîne de ventes. L'anticipation vaut mieux que la contestation.

Trois réflexes pour le vendeur

Récupérer ses documents dès la mise en vente Sur l'espace en ligne de la copropriété, avant même d'avoir un acquéreur. Cela évite d'acheter dans l'urgence une prestation dont le prix est libre.
Solder ses charges Tout impayé sera retenu par le notaire sur le prix. Le régulariser en amont évite une mauvaise surprise le jour du versement.
Annoncer les travaux votés Les mentionner dès les visites plutôt que les laisser découvrir au compromis. Un acquéreur informé négocie ; un acquéreur surpris se retire.

Un dernier point : ces trois réflexes se prennent avant la première visite. Un dossier de copropriété complet dès le départ raccourcit le délai entre le compromis et l'acte, et c'est là que se joue la fluidité d'une vente.

Les questions fréquentes

Quelle est la différence entre les deux ? L'état daté est prévu par les textes et destiné au notaire pour l'acte authentique. Le pré-état daté est une expression de pratique désignant les informations à communiquer avant la promesse : aucun texte ne crée un document portant ce nom.
Combien coûtent-ils ? L'état daté est plafonné à 380 € toutes taxes comprises, un plafond confirmé par la juridiction administrative en mars 2026. Le pré-état daté n'est pas plafonné.
Peut-on éviter de payer le pré-état daté ? Le vendeur doit fournir des informations, pas nécessairement acheter un document. La plupart des pièces sont accessibles sur l'espace en ligne de la copropriété.
Qui paie les travaux votés avant la vente ? Par défaut, celui qui est copropriétaire lorsque l'appel de fonds devient exigible. Beaucoup de compromis stipulent toutefois qu'ils restent à la charge du vendeur : cette clause se négocie.
Le fonds de travaux est-il remboursé au vendeur ? Non. Les sommes versées restent attachées au lot et bénéficient à l'acquéreur. C'est un élément à intégrer dans la discussion sur le prix.

Pour aller plus loin

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Liste des documents à réunir remise au premier rendez-vous.

* Informations données à titre indicatif

Cette page présente le cadre applicable à la date de sa rédaction, en 2026, à titre d'information et sans valeur contractuelle, et ne constitue pas un conseil juridique. Le contenu exigé de l'état daté, le champ d'application du plafonnement, la répartition des charges entre vendeur et acquéreur et les modalités de communication des informations de copropriété résultent de dispositions précises comportant des exceptions, et s'apprécient au regard des stipulations de l'acte comme du contrat de syndic. Le notaire chargé de la vente et, en cas de litige, un avocat sont les interlocuteurs compétents pour une situation déterminée.

Sources : base des demandes de valeurs foncières ; observatoires immobiliers et analyses de marché 2021 à 2026 ; observations de terrain sur le marché local.